Protección de Datos Personales

CONTACTAR en el desarrollo de sus actividades requiere realizar el tratamiento de las siguientes categorías de datos:

1. Datos de identificación.
2. Datos de ubicación.
3. Datos de contacto.
4. Datos de contenido académico.
5. Datos de contenido laboral.
6. Datos de carácter socioeconómico.
7. Datos sensibles

• Recolección: CONTACTAR recolecta información personal a través de diversos medios en el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que le correspondan en virtud de la ley. La información personal será obtenida de tres formas diferentes: a) directamente del titular, b) de un tercero siempre y cuando este cuente con la autorización y c) de fuentes públicas de información.

Así mismo la recolección de información personal podrá llevarse a cabo a través de medios físicos, digitales o electrónicos, y en cada uno de ellos se incorporará un aviso de privacidad y autorización, dando así cumplimiento a los requisitos establecidos en el art. 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 y obedeciendo los principios de libertad y finalidad del art. 4 de la Ley 1581.

• Almacenamiento: el almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos o sistemas de información se encuentra en los servidores propios dentro del país, y en servidores externos de terceros, los cuales cuentan con medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

La información personal que se encuentre sujeta a requerimientos de Ley permanecerá almacenada en nuestras bases de datos de acuerdo con lo que para esto la Ley haya establecido, en aquellos casos donde la Ley no se ha pronunciado la información permanecerá mientras que la finalidad para la cual fue recolectada se encuentre vigente.

• Circulación: Por regla general, CONTACTAR no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos a otras entidades, amparados en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto 1074 que establece que se encuentra permitido la transmisión de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular o exista un contrato de transmisión de datos personales.
• Supresión:La supresión de la información personal que haya sido recolectada se llevará a cabo cuando: (I) no sea necesaria para el cumplimiento de aspectos legales, contractuales, tributarios, financieros, de auditoría o esté cubierta por disposiciones o requerimientos de Ley, (II) No afecte o implique la perdida de trazabilidad o integridad de las bases de datos o sistemas de información donde reposa la información; (III) Se haya cumplido o eliminado la finalidad para la cual fueron recolectados. (IV) Sea solicitada por el titular de los datos o aquel que demuestre que se encuentra autorizado y no vaya en contra de las definiciones anteriores. No obstante, pueda que alguna información se conserve únicamente con fines estadísticos o de auditoría.

El uso o finalidad que se da a la información personal recolectada de cada tipo de titular es:

Clientes

1. Realizar análisis y estudios comerciales, estadísticos, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación y gestión de riesgo, mantener un registro histórico, científico y generar modelos y datos para la toma de decisiones y de cualquier otra naturaleza.
2. Dar cumplimiento a la ley colombiana y extranjera y atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas y de cumplimiento legales o normativos.
3. Remitir o enviar información relacionada con el objeto social de la Corporación.
4. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con los titulares.
5. Gestionar y mantener un histórico de relaciones comerciales.
6. Realizar encuestas de opinión.
7. Adelantar comunicaciones o contacto a través de los medios de comunicación autorizados.
8. Recibir y gestionar requerimientos sobre productos o servicios, atención a los titulares (Gestión PQR).
9. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
10. Realizar la verificación de datos o referencias suministradas con terceros o entidades.
11. Gestionar los requisitos o necesidades que nos hayan sido requeridos o se deriven de una relación comercial.
12. Realizar actividades de cobro o recaudo adelantadas directamente por CONTACTAR o a través de terceros a nombre de la Corporación.
13. Adelantar campañas de actualización de datos e información de cambios en tratamiento de datos personales.

La información recolectada de Clientes corresponderá principalmente a datos de identificación, datos de ubicación, información socioeconómica y datos relacionados con sus intereses para permitir la prestación de los servicios ofertados por la Corporación. Dicha información personal será objeto de tratamiento por el tiempo que se encuentre vigente la relación comercial o contractual entre CONTACTAR y el cliente cinco (5) años más, siempre y cuando el titular no solicite la eliminación de su información personal, y sin perjuicio de las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario el tratamiento de los datos personales del titular por un término adicional.

Exempleados

1. Dar cumplimiento a la ley colombiana y extranjera y atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas y de cumplimiento legales o normativos.
2. Adelantar comunicaciones o contacto vía correo electrónico, SMS, teléfono u otro medio.
3. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
4. Adelantar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
5. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados.
6. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal.
7. Acompañar o ambientar publicaciones de ámbito interno o externo.
8. Conservar soporte histórico de la relación laboral y del cumplimiento de las obligaciones laborales a cargo del empleador.
9. Emitir certificados laborales a solicitud del titular.
10. Proporcionar referencias laborales a quien las solicite.

Para el caso de los exempleados, la información personal que soporte el SG-SST será conservada por el término de veinte (20) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a lo ordenado por la Resolución 312 de 2019, y la información de la historia laboral relacionada con contribuciones a parafiscales y seguridad social en general, será almacenada por el termino de ochenta (80) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario la conservación de la información. Lo anterior, siempre y cuando el titular no solicite la eliminación de su información personal, y sin perjuicio de las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario el tratamiento de los datos personales del titular.

Proveedores y contratistas

1. Realizar análisis y estudios comerciales, estadísticos, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación y gestión de riesgo, mantener un registro histórico, científico y genera modelos y datos para la toma de decisiones y de cualquier otra naturaleza.
2. Dar cumplimiento a la ley colombiana y extranjera y atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas y de cumplimiento legales o normativos.
3. Formalizar la inscripción y registro de la sociedad a la que representa el titular en las bases de datos de la entidad como proveedor o contratista.
4. Gestionar y mantener un histórico de relaciones comerciales.
5. Adelantar comunicaciones y notificaciones relativas al desarrollo y actividades de la prestación del servicio y/o suministro de bienes, las cuales podrán realizarse a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea, física o de cualquier otro medio de comunicación, que permita una comunicación eficiente con el proveedor.
6. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
7. Realizar la verificación de los datos y/o referencias suministradas con terceros o entidades.
8. Consultar antecedentes disciplinarios y/o judiciales del proveedor.
9. Gestionar los requisitos o necesidades que nos hayan sido requeridos o se deriven de una relación comercial.
10. Realizar la aplicación de sanciones asociadas a incumplimientos de algún tipo.
11. Cumplir con los deberes económicos y contables de la entidad.
12. Gestionar los pagos a que haya lugar por la prestación de servicios y/o suministro de bienes, lo que puede incluir realizar registros en portales bancarios.
13. Adelantar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
14. Cumplir con los requisitos legales asociados a la formalización de contratos.
15. Registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal.
16. Cumplir con la declaración y pago de aportes de seguridad social.
17. Gestionar las relaciones, derechos y deberes que se tienen con proveedores.
18. Datos personales sensibles como la imagen y huella digital captada en los documentos de identidad o en formularios de registro, serán tratados para la validación de identidad del titular en los procesos de registro del proveedor.
19. Datos personales sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
20. Datos personales sensibles como la voz e imagen captada en teleconferencias o reuniones virtuales, serán tratados con la finalidad registrar la realización de los encuentros y permitir su posterior consulta y difusión interna.

La información recolectada de proveedores y contratistas corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de ubicación relacionados con el desempeño de una profesión o de un oficio para permitir la prestación del servicio o adquisición de productos por parte de CONTACTAR. Dicha información personal será objeto de tratamiento por el tiempo que se mantenga vigente la relación comercial o contractual entre CONTACTAR y el proveedor o contratista y diez (10) años más, siempre y cuando el titular no solicite la eliminación de su información personal, y sin perjuicio de las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario el tratamiento de los datos personales del titular por un término adicional.

Miembros de Junta Directiva

1. Dar cumplimiento a la ley colombiana y extranjera, y atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
2. Enviar comunicaciones y notificaciones relativas al desarrollo y actividades en calidad de miembro de Junta Directiva, las cuales podrán realizarse a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea, mensajería física o de cualquier otro medio, que permita una comunicación eficiente.
3. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
4. Adelantar campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
5. Realizar el registro del miembro de Junta en el libro de actas de la entidad.
6. Contactar a familiares en caso de emergencia.
7. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano y dar trámite a requerimientos de las entidades de vigilancia y control.
8. Gestionar y realizar el pago de honorarios y realizar los registros contables que obliga la ley.
9. Realizar inscripciones ante el registro mercantil y/o ante las autoridades que correspondan en cumplimiento de la ley.
10. Ejecutar y evidenciar la participación en entrenamientos, actividades, talleres y capacitaciones.
11. Emitir constancias en calidad de miembros de Junta Directiva a terceros que las soliciten, relacionadas con el objeto social de la Corporación.
12. Datos personales sensibles como la imagen, captada en fotografías, serán tratados con la finalidad de realizar publicaciones internas o externas en la página web o redes sociales de la Corporación, e incluirla en piezas gráficas y publicitarias en general a nombre de la Corporación.
13. Datos personales sensibles como la imagen, captada por cámaras de seguridad, serán tratados con las finalidades de controlar las instalaciones de la entidad, velar por la seguridad y compartir su contenido con las autoridades competentes cuando sean requeridas para investigaciones.
14. Datos personales sensibles como la voz e imagen captada en teleconferencias o reuniones virtuales, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de los encuentros y permitir su posterior consulta y difusión interna, así como, dar cumplimiento a la normatividad vigente que aplique.
15. Datos personales sensibles como la voz e imagen captada durante la grabación de eventos serán tratados con la finalidad de registrar la realización de eventos y permitir su posterior consulta y difusión interna o externa, incluyendo al público en general a través de medios de comunicación.
16. Datos personales sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos relacionas con su calidad de miembro de Junta Directiva.
17. Conservar soporte histórico de la relación como miembro de Junta Directiva con la Corporación.

La información recolectada de los miembros de Junta Directiva corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de ubicación relacionados con el desempeño de una profesión o de un oficio para permitir su participación en la Junta Directiva de CONTACTAR. Dicha información personal será objeto de tratamiento por el tiempo que el titular se desempeñe como miembro de la Junta Directiva de CONTACTAR y diez (10) años más, siempre y cuando el titular no solicite la eliminación de su información personal, y sin perjuicio de las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario el tratamiento de los datos personales del titular por un término adicional.

Visitantes del portal web

1. Atender a las inquietudes y solicitudes presentadas por la página web como un canal de contacto de la organización.
2. Contactar para envío de comunicaciones y notificaciones relativas los productos o servicios de la organización o de sus aliados, las cuales podrán realizarse a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea, mensajería física o de cualquier otro medio de comunicación, que permita una comunicación eficiente con el potencial cliente.
3. Formalizar la inscripción y/o registro en las bases de datos de la organización como usuario, potencial cliente, cliente, candidato en proceso de selección, entre otros.

La información recolectada de los visitantes del portal web de la entidad corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de contacto, la cual será objeto de tratamiento por el término de un (1) año, contado desde la última ocasión en la que el titular haya manifestado interés en los productos de CONTACTAR. Lo anterior siempre y cuando el titular no solicite la eliminación de su información personal, y sin perjuicio de las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario el tratamiento de los datos personales del titular por un término adicional.

Los datos personales de tipo sensible serán tratados por CONTACTAR con las siguientes finalidades:

Biométricos

1. Controlar el acceso y salida de personas en las instalaciones.
2. Realizar análisis de datos, estudios estadísticos, y/o actividades de gestión de riesgos, mantener un registro histórico, científico y generar modelos y datos para la toma de decisiones.
3. Dar cumplimiento a la ley colombiana y extranjera y atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas y de cumplimiento legales o normativos.
4. Asegurar la gestión de la seguridad en nuestras instalaciones.

Factor de vulnerabilidad

1. Realizar encuestas de opinión.
2. Realizar la verificación de datos y referencias.
3. Adelantar investigaciones en caso de presentarse situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad.
4. Preservar la seguridad de los activos y personas.

CONTACTAR solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos personales y para ello generará mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, digital, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley.

Autorización tratamiento de datos niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos de los menores de edad. CONTACTAR podrá requerir el tratamiento de datos personales de menores de edad para dar cumplimiento a aspectos legales como: I) El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 relacionado con la obligación de adelantar la vinculación de aprendices y II) El derecho de los afiliados al Sistema de Seguridad Social de afiliar a cualquier pariente dentro del tercer grado de consanguinidad o a cualquier menor de 12 años (sea o no pariente) siempre y cuando dependa económicamente.

En caso de requerir la recolección directa de datos personales de niños, niñas y adolescentes, CONTACTAR solicitará la autorización de tratamiento con el consentimiento informado de los padres o adultos responsables de los menores de edad.

Las empresas y/o personas externas a CONTACTAR, que en virtud de una relación contractual realice el tratamiento de datos personales, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

a. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.

b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección.

c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d. Adoptar un manual interno de políticas que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.

e. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

f. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

En los casos de que CONTACTAR opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte nuestra, por lo tanto CONTACTAR presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que como encargados lo requiramos, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.